ความฝันสูงสุดของผู้ประกอบการร้านอาหารส่วนใหญ่คือ การเปิดร้านแล้ว ร้านอาหารขายดี มีลูกค้าเต็มร้าน พนักงานทำงานเต็มที่ลูกค้ามีความสุข มีเงินเก็บไว้ขยายร้านเพิ่มเติม ถ้าร้านอาหารใดมีการบริหารจัดการดี วางแผนการเงินรอบคอบก็สามารถเดินไปถึงจุดนี้ได้
5 สาเหตุหลัก ทำให้ ร้านอาหารขายดี เจ๊งไม่เป็นท่า
แต่เชื่อไหมว่าร้านอาหารน้อยรายจะประสบความสำเร็จอย่างที่กล่าวมาข้างต้น ส่วนใหญ่จะมาตกอยู่ที่กรณีที่ผมกำลังจะกล่าวถึง นั่นคือ ขายดีก็จริง แต่ไม่มีเงินเก็บเลย เพราะเงินที่ได้มาแต่ละวัน ต้องหมุนเวียนไปซื้อวัตถุดิบ ยิ่งขายดี ก็ยิ่งต้องซื้อวัตถุดิบเพิ่ม กำไรก็ต้องเก็บไว้จ่ายค่าเช่า (กรณีไม่ใช่ที่ทางของตนเอง) จ่ายค่าจ้างพนักงาน (ยิ่งขายดี ก็ยิ่งจ้างคนเยอะ) เพิ่มเติมด้วยสวัสดิการชักจูงให้พนักงานอยู่ช่วยเรานาน ๆ และสำรองไว้สำหรับค่าใช้จ่ายอื่น ๆ อีกมากมายเพื่อให้ร้านดำเนินการต่อไปได้
สุดท้ายก็ไม่มีเงินสดเหลือเก็บ จะขยายธุรกิจก็ทำไม่ได้ ต้องระดมทุนจากผู้ถือหุ้น หรือต้องกู้ยืมเงินจากสถาบันการเงิน เกิดภาระผูกพันเพิ่มเติมอีก รายได้ที่อาจเพิ่มขึ้นจากการขยายร้าน ก็ต้องนำมาชำระดอกเบี้ยและผ่อนชำระเงินต้น จากที่ไม่มีเงินเก็บ กลับเป็นหนี้เพิ่มขึ้น ต้องทำงานหนักขึ้นเข้าไปอีก
ถ้าธุรกิจของคุณเป็นแบบนี้ แล้วจะขายดีไปทำไม เงินทุนก็ไม่ได้คืน แถมต้องแบกรับภาระเพิ่มอีก บางร้านก็อาจถึงขั้นต้องปิดตัวลง
แล้วสาเหตุหลักที่ทำให้ ร้านอาหารขายดี ต้องเจ๊งไม่เป็นท่าอย่างน่าเสีีียดาย เกิดจาดอะไรบ้าง เราสรุปมาได้ 5 ข้อดังนี้
1. ไม่เคยบันทึกข้อมูลใดๆ เลย
ไม่รู้ว่ารายได้มาจากไหน ไม่รู้ว่าตัวเองควักกระเป๋าจ่ายเงินไปกับเรื่องอะไรบ้าง รู้อย่างเดียวว่าปิดร้านแล้วเงินสดในลิ้นชักเหลือเท่าไร (ซึ่งต้องเก็บไว้ซื้อวัตถุดิบสำหรับวันพรุ่งนี้) หรือดูแค่เงินในบัญชีธนาคาร ที่แสดงยอดเงินฝาก ยอดถอนเงิน ยอดคงเหลือ โดยเงินเหล่านี้ยังไม่รวมเงินจากการขายที่ยังเรียกเก็บไม่ได้ ไม่ได้หักเงินสำหรับค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายในอนาคต
2. บันทึกข้อมูลผิดหลักการบัญชี
เช่น บันทึกการซื้อตู้แช่เย็นเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ทั้งๆ ที่ตู้แช่เย็นคือสินทรัพย์ที่ก่อให้เกิดรายได้ ควรบันทึกไว้ในบัญชีสินทรัพย์ของงบแสดงฐานะทางการเงิน เป็นต้น การบันทึกบัญชีที่ผิดพลาดเช่นนี้ จะทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลผิดพลาดด้วยเช่นกัน
แต่ถ้าเข้าใจหลักการบัญชี ผู้ประกอบการจะสามารถบันทึกเป็นงบกระแสเงินสด แสดงเงินสดรับ เงินสดจ่าย แยกเป็นกิจกรรมต่างๆ ได้ เช่น กิจกรรมจากการดำเนินงาน กิจกรรมจากการลงทุน และกิจกรรมจากการจัดหาทุน ซึ่งงบกระแสเงินสดจะช่วยให้เจ้าของกิจการทราบว่า เงินสดสุทธิเหลือเท่าไร ได้มาจากกิจกรรมอะไร อย่างไรก็ดี ควรทำเพิ่มเติมในเรื่องงบประมาณเงินสดด้วย เพื่อเตรียมเงินสดให้เพียงพอกับสถานการณ์ในอนาคตที่ไม่แน่นอน
3. ไม่ได้บันทึกสต็อกสินค้า
หรือไม่ได้ประมาณวัตถุดิบให้สอดคล้องกับยอดขายในแต่ละวัน ปัญหานี้เกิดจากความไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไร จะบันทึกวัตถุดิบอะไร เพื่ออะไร และจะให้บันทึกแบบไหน ปัญหาด้านสต๊อกสินค้าเป็นช่องโหว่ให้เกิดการทุจริตในกิจการ มีรูรั่วให้เงินไหลออกจากกิจการได้ง่าย
ข้อดีของการบันทึกสต็อกสินค้าคือ เจ้าของร้านจะรู้ต้นทุนวัตถุดิบที่ถูกต้อง รวมทั้งสามารถประมาณการสั่งซื้อให้สอดคล้องกับยอดขายในแต่ละช่วงได้ เช่น สั่งซื้อจำนวนมากในวันที่ขายดี และลดจำนวนการสั่งซื้อในวันที่ลูกค้าน้อย เพราะวัตถุดิบในร้านอาหารส่วนมากเป็นของสด เก็บไว้นานก็เน่าเสีย เกิดเป็นต้นทุนสูญเปล่าของกิจการ การทำเช่นนี้ต้องอาศัยความละเอียด แต่จะช่วยลดปัญหาสต็อกสินค้าเกินได้
4. ไม่เคยรู้ว่าต้นทุนอาหารต่อจานเท่าไร
เมื่อไม่รู้ก็ไม่สามารถกำหนดราคาเมนูอาหารให้มีกำไรและแข่งขันกับคู่แข่งได้ ร้านอาหารบางร้านที่ขายดีมาก ๆ อาจเป็นเพราะตั้งราคาต่ำกว่าคู่แข่ง แต่อัตรากำไรต่อจานอาจไม่เพียงพอกับค่าใช้จ่าย เรียกง่ายๆ ว่าขายขาดทุน หรือได้กำไรเพียงน้อยนิด ดังนั้นร้านอาหารนั้นจึงต้องเน้นขายปริมาณมาก
คงามจริงแล้ว หลักการบริหารต้นทุนที่ถูกต้องคือ ควรคำนวณต้นทุนอาหารต่อจานทุกจาน โดยคำนวณจากสูตรอาหาร ราคาวัตถุดิบ อ้างอิงจากการบันทึกสต็อกสินค้าในข้อที่ 3 และกำหนดราคาขายที่สร้างผลกำไรไม่ต่ำกว่า 2.5 เท่า เช่น ถ้าคำนวณต้นทุนอาหารต่อจานได้ 15 บาท ราคาขายต่อจานไม่ควรต่ำกว่า 37.5 บาท ทั้งนี้การตั้งราคาต้องดูถึงความเหมาะสมและราคาของคู่แข่งขันด้วย
นอกจากต้นทุนอาหารต่อจานจะช่วยเรื่องการตั้งราคาแล้ว ยังสามารถใช้ตรวจสอบการรั่วไหลของเงินในกิจการได้ด้วย เพราะต้นทุนขายที่บันทึกในงบกำไรขาดทุนนั้น เกิดจากการเก็บข้อมูลวัตถุดิบที่ขายออกไป ในยอดสต๊อกสินค้า เมื่อนำมาเปรียบเทียบกับจำนวนเมนูอาหารว่าขายไปเท่าไรแล้ว จะสามารถคำนวณได้ว่ายอดสต๊อกสินค้าสอดคล้องกับการขายออกไปหรือไม่
ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเมนูหมูทอดต่อจาน ใช้หมูสับ 300 กรัม ถ้าขายไป 10 จาน เท่ากับใช้หมูสับ 3 กิโลกรัม (3,000 กรัม) ดังนั้นเมื่อนับสต๊อกตอนปิดร้าน หมูสับจะต้องใช้ไป 3 กิโลกรัมด้วย แต่ถ้าปรากฏว่าใช้เนื้อหมูไป 4 กิโลกรัม แสดงว่าต้องมีข้อผิดพลาดบางอย่าง เช่น มีของเสีย มีการบันทึกข้อมูลผิดพลาด พนักงานครัวไม่ชั่ง ตวง วัด ส่วนผสม หรือพนักงานโกง แม้จะดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่ถือเป็นช่องทางสำคัญ (มาก) ในการรั่วไหลของเงิน
5. มีบัญชีการเงินแล้ว แต่อ่านงบการเงินไม่เป็น วิเคราะห์ข้อมูลไม่ได้
ทั้งนี้งบการเงินเปรียบเสมือนกระจกสะท้อนผลการดำเนินงานที่ผ่านมา รวมทั้งสถานะทางการเงินของกิจการ ภาระผูกพัน และสัญญาณความเสี่ยงจากการดำเนินงาน เจ้าของร้านอาหารส่วนมากจะไม่มีงบการเงินเพื่อใช้ในการวิเคราะห์ อาจจะสนใจเพียงว่ายอดขายรวมเป็นเท่าไร กำไรสุทธิ คือรายได้หักค่าใช้จ่ายเป็นเท่าไร ไม่ได้นำข้อมูลมาวางแผน การบริหารจัดการ และจัดทำงบประมาณ กำหนดเป็นกลยุทธ์เพื่อรองรับกับความเสี่ยงต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องการบริหารเงินทุนหมุนเวียน
โดยทั่วไปแล้ว ร้านอาหารจะเข้าใจว่า POS (Point of Sales) จะช่วยตอบโจทย์ด้านการบริหารการเงินของกิจการแล้ว แต่ถ้ามีแล้วไม่เคยบันทึกข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่เคยทบทวน นำข้อมูลมาเปรียบเทียบ นำมาใช้ปรับปรุงแผนงาน หรือใช้วางแผนการทำงานเลย มีระบบไปก็ศูนย์เปล่า เพราะข้อมูลของ POS เป็นเพียงเครื่องมือช่วยบันทึกการขายหน้าร้านเท่านั้น ต้องนำไปใช้ประกอบกับเครื่องมือบันทึกอื่นๆ ด้วยเช่น ระบบบันทึกสต็อกสินค้า และระบบบันทึกบัญชีการเงิน
ดังนั้นอย่ามีความสุขเพียงเพราะเห็นว่ามีลูกค้าเต็มร้าน เพราะทุกกิจการจะต้องมีข้อมูลทางบัญชี ให้ทราบสถานะทางการเงินและภาระผูกพันต่างๆ วิเคราะห์โครงสร้างต้นทุนและค่าใช้จ่าย นับสต็อกสินค้าอย่างสม่ำเสมอ บริหารสต๊อกให้สอดคล้องกับยอดขาย ประเมินเงินทุนหมุนเวียน จัดทำงบประมาณเงินสดล่วงหน้า ผู้ประกอบการร้านอาหารจะได้มีเงินเก็บ มีเงินใช้แบบกังวลน้อยที่สุด
