ภูมิคุ้มกันร้านอาหาร ที่ชื่อว่า SOP

มาทำความรู้จักกับ “ภูมิคุ้มกันร้านอาหาร ที่ชื่อว่า SOP ที่เจ้าของร้านทุกคนต้องมีกัน”

ผมเชื่อว่า ร้านอาหาร ก็เปรียบเสมือน ร่างกาย ของคนเรา ที่ประกอบไปด้วย อวัยวะ หลายส่วน ถ้าเจ้าของร้าน เปรียบเสมือน ส่วนหัว พนักงาน ก็จะเป็นแขนขา มือ และส่วน อื่นๆ ที่ทำงาน เพื่อจุดประสงค์เดียวกัน

สุขภาพของร้านอาหารที่ดี ก็เหมือนร่างกายที่มีสุขภาพดี คือทำงานออกมาได้ดี มีผลงานออกมาตามแผนที่วางไว้

แต่ถ้าร่างกาย เกิดเจ็บป่วย เราก็จะเห็นว่า มีอาการแปลกประหลาด เช่น อาหารออกมารสชาติ ไม่เหมือนเดิม คุณภาพการบริการเปลี่ยนไป จนลูกค้าเริ่มต่อว่า

จะดีแค่ไหนถ้าร้านของเรามีเครื่องมือบางอย่าง ที่ทำหน้าที่ เป็นเหมือนภูมิคุ้มกันร่างกาย ทำให้ร่างกายแข็งแรง สามารถที่จะ ซ่อมแซมตัวเองได้ โดยที่เจ้าของร้านไม่ต้องคอยควบคุมอยู่ตลอด หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น

วันนี้ผม จึงอยากเสนอ เครื่องมือชนิดหนึ่ง ที่จะช่วยให้ร้านอาหารของเรา มีสุขภาพที่แข็งแรง การทำงานราบรื่นขึ้น สิ่งนี้เรียกว่า “SOP” (เอสโอพี) หรือ STANDARD OPERATING PROCEDURE

แปลตรงตัวว่า

“คู่มือมาตรฐานเชิงปฏิบัติการ”

หรือจะเรียกง่ายๆว่า “คู่มือร้านอาหาร” ก็ได้ครับ

SOP คือคู่มือ ที่บันทึกข้อมูลการทำงาน ในทุกๆตำแหน่ง ไม่ใช่เฉพาะในครัว แต่ยังรวมถึง ฝ่ายบริการลูกค้า พนักงานทำความสะอาด และทุกอย่างที่อยู่ในร้านเรา เป็นเครื่องมือที่ อธิบายขั้นตอนการทำงาน ตั้งแต่เริ่มต้น นับ 1 จนถึง 10 มีทั้งภาพประกอบ ให้เห็นชัดเจน และรายละเอียดทุกอย่าง ที่เป็นมาตรฐานของร้าน

ข้อดีของการทำ SOP หรือคู่มือร้านอาหาร เท่าที่ผมจะนึกออก มีดังนี้ครับ

ช่วยควบคุม มาตรฐาน ให้คงที่อยู่เสมอ โดยที่เจ้าของร้าน ไม่ต้องลงมือสอนเองบ่อยๆ

ให้เราลองนึกภาพ ว่าวันหนึ่ง มีลูกค้าบอกว่า รสชาติอาหารไม่เหมือนเดิม พนักงานทุกคนในครัว ก็พยายามที่จะค้นหาสาเหตุ ว่าเพราะอะไร ในขณะที่ตัวเราเอง กำลังติดภารกิจ ด้านอื่นๆ อยู่

หากมีการบันทึกสูตร และขั้นตอนการทำที่ชัดเจน จะทำให้พนักงาน สามารถตรวจเช็คเองได้ และช่วยกันแก้ปัญหา อีกทั้งยังประหยัดเวลาเจ้าของร้านอีกด้วย

ทำให้การฝึกฝนพนักงานเป็นเรื่องง่ายขึ้น

ปัญหาคลาสสิคของบ้านเรา คงหนีไม่พ้นหาคนทำงานยาก บางทีมาแล้วก็อยู่ไม่ทน ทำให้ต้องเปลี่ยนพนักงานบ่อยๆ จะเกิดอะไรขึ้น ถ้าคนที่เราเพิ่งสอนจนเป็นงาน ไปเมื่อเดือนที่แล้ว มาเดือนนี้ลาออกอีกแล้ว และเกิดปัญหาแบบนี้ วนไปซ้ำๆ

การมีคู่มือพนักงานที่ดี จะทำหน้าที่เป็นคู่มือ ในการทดสอบ และฝึกฝนพนักงานได้ด้วย โดยที่เจ้าของร้าน ไม่จำเป็นต้องลงมือสอนเองอยู่ตลอด แต่สามารถที่จะมอบหมาย ให้ผู้ช่วยทำหน้าที่คนสอน หรือทดสอบพนักงานใหม่ ผ่านคู่มือได้ด้วย

ใช้ในการควบคุมต้นทุน ทำให้ร้านรักษากำไรไว้ได้

การทำ SOP หรือคู่มือ ในส่วนของสูตรอาหาร ทำให้เรารู้ต้นทุนที่ชัดเจน ว่ามีสัดส่วนต้นทุนกี่เปอร์เซ็นต์ของราคาขาย ซึ่งในจุดนี้ เจ้าของร้าน สามารถใช้เป็นตัวควบคุมงบประมาณ ในการจ่ายตลาด หรือซื้อของเข้าร้านได้ เราสามารถตั้งเป้าได้ว่า ถ้าเรามียอดขายเท่านี้ งบประมาณควรใช้เท่าไหร่

ยกตัวอย่าง เช่น ถ้าค่าเฉลี่ยของเมนูเรา หมดทั้งร้าน คือ 40% ของราคาขาย ถ้าเราตั้งเป้าว่าเดือนนี้ อยากจะขายให้ได้ 500,000 บาท เราต้องคุมงบประมาณ จ่ายตลาดให้ไม่เกิน 200,000 บาท เป็นต้น

ซึ่งถ้าเราไม่ทำการบ้านตรงนี้ให้ดี เราอาจจะเจอกับปัญหา ขายดีแต่ไม่มีกำไรก็ได้ครับ

เป็นมาตรฐานที่ช่วยทำให้เราพร้อมกับการขยายสาขา

อย่างที่บอก ว่า SOP ช่วยให้เจ้าของร้าน เตรียมทีมงานได้ โดยที่ไม่ต้องลงมือเองตลอด คู่มือนี้ จึงเป็นตัวช่วยเตรียมความพร้อม ให้กับคนที่ต้องการขยายสาขา หรือขายแฟรนไชส์ในอนาคตได้

ผมเชื่อว่าธรรมชาติคนที่ซื้อแฟรนไชส์ เขาไม่ได้ต้องการซื้อธุรกิจที่ ตัวเองต้องลงมือทำเองทุกอย่าง แต่เขาต้องการ ซื้อความสำเร็จ ที่ “สำเร็จรูป”

ดังนั้น คู่มือที่ชัดเจน จะสามารถสร้างระบบให้กับคนที่เป็นลูกค้าแฟรนไชส์ของเรา ให้ดูแลร้านได้ง่าย และไม่เหนื่อยครับ

หลังจากที่เราเห็นข้อดีกันไปแล้ว ที่นี้เรามาดู อุปสรรคที่เกิดขึ้น ต่อการทำเจ้า SOP หรือ คู่มือร้านอาหาร กันบ้างครับ

เห็นว่ามีประโยชน์เยอะอย่างนี้ แต่เชื่อไหมว่า ในบ้านเรา น้อยมาก ที่จะมีร้านอาหาร หรือเจ้าของร้าน ที่สร้างระบบนี้ขึ้นมา มาดูกันครับว่าเพราะสาเหตุอะไร ทำไมคนส่วนใหญ่ถึงไม่ทำกัน

แล้วเราควรจะ วิเคราะห์ตัวเอง อย่างไรเกี่ยวกับเรื่องนี้

อุปสรรคของเจ้าของร้านในการทำ SOP

เป็นเรื่องที่ยุ่งยาก

การที่เราจะเตรียมคู่มือสัก1เล่ม สำหรับพนักงาน1คน จากที่ไม่เป็นอะไรเลย ได้เห็นภาพตั้งแต่ต้นจนจบของการทำงานทุกขั้นตอน ทุกรายละเอียดนั้น แลกมาด้วยความเหนื่อยจริงๆ

แต่ผมอยากจะบอกว่า นี่คือการวางระบบที่สร้าง “ภูมิคุ้มกัน” แก้ปัญหาคลาสสิคต่างๆที่ทุกร้านต้องเจอ …ได้อย่างดี

ก็เหมือนกับการออกกำลังกายจนร่างกายเราแข็งแรงนั่นแหละ

กว่าจะมีภูมิต้านทาน มีกล้ามเนื้อที่แข็งแรง ต้องลงทุนเป็นธรรมดา

แต่ผมอยากจะบอกว่า ถึงแม้การเตรียมเก็บข้อมูลทุกรายละเอียดนั้นเป็นเรื่องที่ดูเหมือนจะยุ่งยาก แต่จริงๆแล้วเรากำลังอยู่ในยุคที่

“ง่ายที่สุด” ของการทำ SOP เชื่อไหม? จะมียุคไหนที่เราสามารถพิมพ์งานเอกสารได้ด้วย
เราสามารถถ่ายรูปขั้นตอนต่างๆ แล้วจัดเรียงเอกสารได้ในมือถือเครื่องเดียว เราสามารถถ่ายวิดีโอ เก็บสูตรอาหารของเรา ไว้ดูได้ หลายสิบสูตร ในมือถือเครื่องเดียว พกพาไปไหนมาไหน ให้พนักงานดูได้หรือจะอัพโหลดแล้วตั้ง Privateไว้ก็ได้ และเราอยู่ในยุคที่คนรุ่นใหม่ หรือทีมงานทุกคน ถ่ายวิดีโอ ถ่ายรูปด้วยมือถือเป็นด้วย

เรามีเทคโนโลยีมากมายที่ช่วยให้เราทำเรื่องที่เคยยุ่งยาก ให้ง่ายขึ้นได้ ข้อมูลอาจจะมีเยอะ แต่ผมเชื่อว่าถ้าเรารู้จักใช้เครื่องมือและทีมงานให้เป็นประโยชน์ เราจะสามารถจัดการเรื่องที่ซับซ้อนให้เสร็จได้โดยง่ายครับ

กลัวสูตรหลุด กลัวความลับรั่วไหล เลยไม่กล้าทำ

ความเชื่อเช่นนี้ ไม่ใช่เรื่องผิดถ้าหากคุณเป็นคนที่มีความสุขกับการตื่นมาเปิดร้านเอง รับออเดอร์ปรุงอาหารเอง ทำเองทุกอย่าง จนถึงปิดร้าน

ไม่ได้มีเป้าหมายที่จะขยายสาขาเพิ่ม เนื่องจากไม่อยากให้คนอื่นนอกเหนือจากญาติพี่น้อง หรือคนที่ไว้ใจ รู้สูตรอาหารและบริหารสาขา

ชอบที่จะสอนพนักงานอยู่เรื่อยๆ ไม่เหนื่อยว่าจะต้องทำซ้ำกี่รอบ และสามารถอุทิศเวลาทั้งหมดในชีวิตให้กับการเฝ้าร้านของเราได้

คุณก็ไม่จำเป็นต้องมี SOP ครับ สามารถข้ามไปอ่านบทความอื่นได้เลย

แต่ถ้าหากคุณเป็นคนที่ไม่ชอบทำงานซ้ำๆ แก้ปัญหาเดิมๆ มีครอบครัวต้องดูแล ไม่สามารถมาเฝ้าพนักงานหรือตรวจเช็คของเองได้ตลอดเวลา ไม่สามารถที่จะกลับมาสอนพนักงานทำกับข้าวใหม่ทุกครั้งที่ลูกค้าคอมเมนท์ว่า อาหารรสชาติเปลี่ยนนะ เปลี่ยนพ่อครัวหรือเปล่า? รวมทั้งคุณเป็นคนที่มีเป้าหมายจะขยายสาขามากกว่า 2-3 สาขา

ผมเชื่อว่า คุณต้องการ SOP ให้กับธุรกิจของคุณ เพราะตัวผมก็เป็นคนแบบที่สองเหมือนกัน

สรุปคือ เจ้าของร้านควรกลัวสูตรหลุดหรือไม่

ผมขอตอบว่า

กลัวได้ …แต่อย่าให้ความกลัวทำให้เราไม่ไปถึงเป้าหมาย

ถ้าเป้าหมายของเราคือการอยากขยายสาขา สร้างระบบให้ธุรกิจเติบโต โดยที่เราไม่ต้องทำคนเดียวทุกอย่าง

ก็ลองดูว่าเป้าหมายนั้นมันคุ้มค่าพอที่จะรับความเสี่ยงได้หรือไม่

ถามตัวเองว่าสิ่งที่แย่ที่สุดคืออะไร?

อะไรคือสิ่งที่เราเสียมันไปไม่ได้กันแน่?

ระหว่างสูตรกับเป้าหมายตรงนี้

ผู้ประกอบการหลายท่านอาจคิดว่าการที่สูตรเด็ดของร้านหลุดไป จะทำให้เกิดคู่แข่งที่น่ากลัว และร้านตัวเองจะขายไม่ได้

แต่เอาเข้าจริงๆ ความสำเร็จของร้านอาหารหนึ่งร้านนั้น มันไม่ได้มีแต่เรื่องรสชาติอาหารเลย

อาหารหนึ่งจาน ขายคนละทำเล ก็คนละกลุ่มลูกค้า

ขายคนละราคา ก็คนละกลุ่มลูกค้า

แต่งหน้าตาอาหารหรูหรา กับแต่งหน้าตาบ้านๆก็คนละกลุ่มลูกค้า

บุคลิกของแบรนด์ที่ต่างกัน ก็คนละกลุ่มลูกค้ากัน

เปิดร้านก่อนกับเปิดร้านทีหลัง ก็คนละโอกาส และความได้เปรียบกัน

การบริการที่ต่างกันก็ทำให้ลูกค้ารักไม่เท่ากัน

มีปัจจัยอีกเป็นร้อยที่ทำให้ร้านของเรากับร้านที่เลียนแบบเราไม่เหมือนกัน

เราจึงไม่จำเป็นที่จะต้องกลัว ถ้ารักษาคุณภาพอย่างรอบด้านและหมั่นพัฒนาให้ร้านได้ใจลูกค้าอยู่เสมอ

อีกอย่างคือถ้าหากจะจำกัดความเสี่ยง เพื่อรักษาความลับของร้าน

เจ้าของร้านเองก็สามารถที่จะทำได้อีกหลายวิธี แล้วแต่จะเก็บข้อมูลกันเพื่อลดความเสี่ยงลง

เช่น ไม่ว่าจะเป็นการแยกผลิต ของส่วนผสมในแต่ละที่ เพื่อให้การเลียนแบบสินค้าของเรานั้นเกิดได้ยากขึ้น หรือ การจำกัดการเข้าถึงของข้อมูลให้อยู่เฉพาะพนักงานจำนวนหนึ่งเท่านั้น ก็ทำได้ครับ

…………………………………….

ในบทความหน้าผมจะมาพูดถึงลักษณะของ SOP ที่ดีว่าควรมีหน้าตาเป็นแบบไหน

แล้วตัวเจ้าของร้านเองสามารถที่จะเตรียม คู่มือร้าน แบบง่ายๆฉบับเริ่มต้น ได้อย่างไรบ้าง…อย่าลืมติดตามนะครับ

และนี่คือโอกาสที่คุณจะได้เรียนรู้และสามารถวางแผนระบบร้านอาหารอย่างชำนาญด้วยตัวคุณเอง ในหลักสูตร “SOP & Recipe Workshop รุ่นที่ 1” สูตรลับทำร้านอาหารอย่างเป็น ระบบ ที่คุณจะได้เรียนรู้การวางระบบร้านให้ได้มาตรฐานพร้อมกับการฝึกปฏิบัติการจริง จากวิทยากรที่มีประสบการณ์ แถมเผยสูตรเด็ดจากเชฟ A Cuisine ที่สามารถนำไปใช้เพื่อทำกำไรให้กับร้านของคุณได้ด้วย

สมัครเลยถ้าคุณไม่อยากพลาดหลักสูตรที่จะช่วยแก้ทุกปัญหาต้นทุนร้านอาหารให้กับคุณ