POS คืออะไร สำคัญอย่างไรกับร้านอาหาร

เชื่อว่าเจ้าของร้านอาหารมือใหม่ (หรือมือเก๋า) หลายๆ คน คงเคยได้ยินคำว่า POS กันมาบ้าง แต่บางคนอาจจะยังไม่เข้าใจว่า POS คืออะไร สำคัญอย่างไรกับร้านอาหาร หรือจำเป็นต้องมีหรือไม่ วันนี้เราจะอธิบายให้ฟังครับ

POS คืออะไร

POS หรือ Point of Sale System คือ ระบบที่ช่วยในการเก็บข้อมูลการขาย รวมทั้งบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับสินค้าและบริการ

ระบบ POS นี้ พัฒนามาจากเครื่องคิดเงิน ที่ปกติจะทราบเพียงยอดขายเท่านั้น แต่เมื่อมีการพัฒนา เขียนโปรแกรมเพิ่มเติมเข้าไป ก็สามารถใช้งานอื่นๆ ได้ด้วย ไม่ว่าจะเป็นการตัดสต็อกสินค้า มีระบบสมาชิก ตรวจสอบยอดขาย สินค้าไหนขายดี สินค้าใดขายไม่ได้ เป็นต้น

ระบบ POS ที่เราเห็นบ่อยๆ มักอยู่บริเวณแคชเชียร์ในร้านสะดวกซื้อ ห้างสรรพสินค้า (ต่อพ่วงกับเครื่องสแกนบาร์โค้ช) รวมถึงร้านอาหารด้วย

หลักการทำงานของ POS ก็ไม่ซับซ้อน โดยจะขอยกตัวอย่างการทำงานง่ายๆ ดังนี้ เช่น เมื่อลูกค้าสั่งอาหาร พนักงานจะคีย์ข้อมูลออร์เดอร์เข้าระบบเพื่อส่งไปยังห้องครัว ระบบจะบันทึกออร์เดอร์นั้นไว้ เมื่อลูกค้าจ่ายเงิน ระบบก็จะตัดสต็อกสินค้า หรือวัตถุดิบโดยอัตโนมัติ เมื่อปิดร้านเจ้าของร้านก็สามารถตรวจสอบจากการบันทึกของระบบได้ทันทีเลยว่า ยอดขายวันนี้เป็นเท่าไร ตรงกับเงินในลิ้นชักหรือเปล่า ใช้วัตถุดิบไปเท่าไร ตรงกับสต็อกที่เหลือหรือไม่ (ฉะนั้นจึงป้องกันการโกงของพนักงานได้ด้วย)

ร้านอาหารจำเป็นต้องใช้ POS หรือไม่

ก่อนจะตอบคำถามว่าร้านอาหารจำเป็นต้องใช้หรือไม่ มาดูข้อดีและข้อเสียของการใช้ระบบ POS ก่อนดีกว่า

เจ้าของร้านทราบยอดขายในแต่ละวันได้อย่างรวดเร็ว และ real-time แม้ไม่ได้อยู่ที่ร้าน ก็สามารถเช็คยอดขายผ่านระบบได้
เจ้าของร้านสามารถเช็คได้ว่าเมนูไหนขายดี เมนูไหนขายไม่ได้ ได้ตลอดเวลา
ไม่ต้องกลัวของหาย ไม่ต้องกลัวเงินรั่วไหล เพราะระบบบันทึกทุกอย่างไว้แล้ว
สะดวก รวดเร็ว ช่วยให้บริการลูกค้าได้เร็วขึ้น ไม่ต้องเสียเวลานั่งคิดเงินทีละโต๊ะ
ตรวจสอบได้ว่าในแต่ละเดือน ใช้วัตถุดิบแต่ละชนิดโดยเฉลี่ย ปริมาณเท่าใด จะได้สั่งซื้อได้ทันเวลา
ตรวจสอบปริมาณวัตถุดิบได้อย่าง Real time ถ้าใกล้หมด ก็สั่งซื้อได้
ช่วยในการวางแผนทำโปรโมชัน (หากเมนูไหนขายไม่ค่อยดี หรือวัตถุดิบชนิดใดเหลือเยอะ ก็สามารถนำมาจัดโปรโมชั่นได้)

ฯลฯ

แต่แน่นอนว่าเมื่อมีข้อดี ก็ต้องมีข้อด้อยเช่นกัน

ต้องจ่ายเงินซื้อระบบ ซึ่งมีทั้งแบบซื้อขาดและจ่ายเป็นรายเดือน (ระบบที่ไม่เสียค่าใช้จ่ายจะมีข้อจำกัดในการใช้งาน)
มีโอกาสที่ระบบจะล่ม และทำให้การดำเนินการของร้านหยุดชะงักได้
พนักงานจะคุ้นเคยกับการทำงานแบบ POS หากระบบล่ม อาจแก้ไขปัญหาไม่ได้

กำหนดสัดส่วนวัตถุดิบ

ทั้งนี้ปัจจัยสำคัญที่สุด ที่จะทำให้ POS แสดงผลลัพท์ที่แม่นยำ คือตัวเจ้าของร้านเองต้องแจกแจงรายละเอียดเกี่ยวกับเมนูแต่ละเมนูโดยละเอียด เช่น เมนูข้าวหน้าหมูทอด 1 จาน ราคา 150 บาท ต้องแจกแจงว่า 1 จาน ใช้หมูกี่กรัม ข้าวกี่กรัม น้ำจิ้มกี่กรัม ผักตกแต่งจานกี่กรัม เป็นต้น หากร้านคุณมี 100 เมนู ก็ต้องแจกแจงให้ได้ 100 เมนู จึงถือว่าเป็นงานที่หนักพอสมควรเลยทีเดียว โดยข้อมูลที่แจกแจงนี้ จะใช้เป็นฐานข้อมูลให้ระบบนำไปใช้ตัดสต็อกและเช็คยอดขายได้

ลองชั่งน้ำหนักระหว่างข้อดีและข้อเสียดูนะครับ แล้วตรวจสอบความว่าร้านอาหารของคุณจำเป็นต้องใช้ระบบ POS หรือเปล่า

ทุกวันนี้มีระบบ POS ให้เลือกใช้เยอะมากมาย โดยลักษณะการใช้งาน หน้าตาโปรแกรมจะแตกต่างกันออกไป รวมทั้งมี function การใช้การที่แตกต่างกันด้วย ฉะนั้นเจ้าของร้านอาหารลองเลือกเจ้าที่เหมาะสมกับตัวเองดู แล้วจะรู้ว่าเทคโนโลยีนี้ช่วยคุณได้จริงๆ

บทความที่เกี่ยวข้อง เทคโนโลยีสำหรับร้านอาหาร ‘Mobile Order’