มือใหม่ต้องรู้! จัดสต๊อกวัตถุดิบ ฉบับเข้าใจง่าย

มีเพื่อนๆ ผู้ประกอบการหลายคนทักมาถามเยอะมากว่า จะเริ่มต้น จัดสต๊อกวัตถุดิบ ยังไงให้ง่ายที่สุด มีของเหลือทิ้งน้อยที่สุด และที่สำคัญป้องกันขโมยได้ดีที่สุด

แต่ก่อนจะไปดูว่าทำยังไง เรามาทำความเข้าใจกับความสำคัญของการ จัดสต๊อกวัตถุดิบ กันก่อน

วัตถุดิบถือเป็นต้นทุนที่สูงเป็นอันดับต้นๆ ของร้านอาหาร โดยส่วนใหญ่จะคิดเป็นประมาณ 30 – 35 % ขึ้นอยู่กับประเภทร้านอาหาร (ถ้าประเภท Fast food อาจจะถูกหน่อย แต่ Buffet อาจจะสูงกว่านี้)

ในเมื่อวัตถุดิบถือเป็นต้นทุนที่สูงขนาดนี้ เจ้าของร้านจะละเลยไม่ได้ เพราะทุกวัตถุดิบที่สูญเสียไป ถือเป็นต้นทุนที่คุณต้องจ่าย (บางร้านยังไม่ทันปรุง ก็ต้องทิ้งวัตถุดิบไปเกือบ 10 % แล้ว เพราะคุณภาพไม่ดี ไม่ได้มาตรฐาน เน่าเสีย ต้องตัดทิ้ง อย่าลืมว่าสิ่งที่คุณกำลังทิ้งลงถังขยะ คือเงินของคุณทั้งนั้น!)

ทั้งนี้ 3 สิ่งที่คุณควรรู้ก่อนการจัดการสต๊อกคือ

1.จำนวนวัตถุดิบที่ “เข้ามา” ในร้าน (ทั้งที่ซื้อมาเอง และจากการที่ Supplier มาส่ง)
2.จำนวนวัตถุดิบที่ขายออก
3.จำนวนวัตถุดิบคงเหลือ

ถ้าคุณไม่รู้ตัวเลขทั้ง 3 ข้อนี้อย่างแน่ชัด คุณจะไม่มีทางรู้ได้เลยว่า การจัดการวัตถุดิบของคุณมีประสิทธิภาพหรือเปล่า การใช้งานวัตถุดิบมีประสิทธิภาพไหม เกิดการขโมยหรือไม่

หลายคนอาจยังไม่เห็นภาพ เราจะยกตัวอย่างง่ายๆ ให้ฟัง

สมมติว่าคุณเปิดร้านก๋วยเตี๋ยว ทุกวันจะต้องซื้อเนื้อหมูมาจากตลาด 5 กิโลกรัม (5000 กรัม)

โดยคุณกำหนดไว้ว่าก๋วยเตี๋ยว 1 ชาม ต้องใช้เนื้อหมู 50 กรัม เท่ากับว่าวันหนึ่งๆ คุณสามารถขายก๋วยเตี๋ยวได้ 5000 ÷ 50 = 100 ชาม

แต่ปรากฏว่าเมื่อไปเช็คจากยอดขาย พบว่าคุณขายก๋วยเตี๋ยวได้แค่ 80 ชามเท่านั้น แต่เนื้อหมูกลับหมดเกลี้ยง

แล้วเนื้อหมูอีก 1 กิโลกรัมที่เหลือหายไปไหน?

ถ้าคุณไม่เคยเช็คสต๊อกและยอดขาย จะไม่มีทางรู้เลยว่าวัตถุดิบของคุณหายหรือเปล่า

และนี่แค่วัตถุดิบชนิดเดียว ยังสูญหายไปมากขนาดนี้ แล้วร้านอาหารของคุณไม่ได้มีวัตถุดิบแค่เนื้อหมูอย่างแน่นอน ถ้าไม่ตรวจสอบให้ดี ลองคิดดูว่า ในเดือนๆ นึงเงินคุณจะหายไปมากแค่ไหน ?

ทั้งนี้ช่องทางการรั่วไหลของวัตถุดิบนั้นมีหลายช่องทาง ได้แก่

1.วัตถุดิบเน่าเสีย > วัตถุดิบไม่ได้มาตรฐาน จัดเก็บไม่ดี หมดอายุก่อนนำมาใช้
2.พนักงานปรุงผิดพลาด > หั่นผิด รับออร์เดอร์ผิด ไม่ชั่ง ตวง วัด วัตถุดิบ ใช้มากเกินไปและใช้น้อยเกินไป
3.ลูกค้าขอคืนอาหาร > รสชาติเพี้ยน ไม่ได้มาตรฐาน ปรุงไม่สุก เสิร์ฟผิดโต๊ะ (แต่ลูกค้ากินไปแล้ว ก็ต้องรับคืน)
4.อาหารพนักงาน > สวัสดิการให้พนักงานกินฟรี (ซึ่งจริงๆ แล้วไม่ควรทำ เพราะควบคุมยากมาก)
5.ขโมย > พนักงานขโมยวัตถุดิบกลับบ้าน

พอจะรู้ถึงความสำคัญของการจัดสต๊อกวัตถุดิบ รวมทั้งช่องทางที่ทำให้วัตถุดิบรั่วไหลแล้ว ต่อไปมาดูเทคนิคง่ายๆ ในการ จัดสต๊อกวัตถุดิบ ให้มีประสิทธิภาพ เพื่อป้องกันปัญหา และอุดรอยรั่วเหล่านั้นกัน!

1.สร้างระบบการสั่งซื้อ – ใช้วัตถุดิบ

การซื้อวัตถุดิบของร้านอาหารมี 2 รูปแบบใหญ่ๆ คือ ซื้อเองและสั่งจาก Supplier แต่ไม่ว่าจะซื้อรูปแบบใดสิ่งที่ควรทำคือ

1.1 ตรวจเช็คจำนวนวัตถุดิบทุกครั้ง โดยระบุหน่วยที่เหมือนกันทั้งหมด เช่น กิโลกรัม กรัม เป็นต้น เพื่อให้ง่ายต่อการคิดคำนวณ (เดี๋ยวจะบอกในขั้นต่อไปว่าต้องนำไปใช้อย่างไร)

1.2 เมื่อทราบจำนวนแล้ว ต้องระบุวันที่วัตถุดิบเข้ามาในร้าน รวมทั้งวันหมดอายุให้ชัดเจนด้วย เพื่อจะได้ทราบว่าควรหยิบใช้วัตถุดิบใดก่อน โดยควรใช้หลัก FIFO หรือ First in First Out หรือ มาก่อนใช้ก่อน ป้องกันการเน่าเสีย

1.3 จัดเรียงวัตถุดิบให้ง่ายและสะดวกในการใช้ บางร้านใช้การติดแถบสี เพื่อให้รู้ว่าควรใช้วัตถุดิบชิ้นใดก่อน ชิ้นใดหลัง หรือบางร้านจัดเรียงให้วัตถุดิบที่มาใหม่อยู่ด้านซ้ายสุดของตู้เย็นเสมอ และกำหนดว่าพนักงานต้องหยิบใช้จากด้านขวาไล่ไปซ้าย (อ่านเพิ่มเติม FIFO วิธีจัดเก็บวัตถุดิบร้านอาหาร ช่วยลดต้นทุนได้จริง!)

ข้อควรรู้ : การสั่งวัตถุดิบจาก Supplier ก็สามารถช่วยลดการสูญเสียได้เช่นกัน เนื่องจากเราสามารถกำหนดมาตรฐานของวัตถุดิบที่เราต้องการได้

เช่น เนื้อหมูปั้นก้อนที่นำมาสไลด์ ต้องมีขนาดเส้นผ่านศูนย์กลาง…เซนติเมตร เวลาเสิร์ฟจะได้มีขนาดเท่าๆ กัน

ผักต้องตัดแต่งเอาใบแก่ ใบเหี่ยวออก จะได้ไม่ต้องเสียเวลาตัดแต่งและตัวเลขการใช้งานวัตถุดิบจะได้ไม่คลาดเคลื่อน เพราะถ้าเราไม่กำหนดสเป็กของผัก เวลาคนตรวจรับของระบุในสต๊อกว่ารับผักมา 10 กิโลกรัม แต่เมื่อนำมาปรุงกลับต้องเอาใบเหี่ยว ใบแก่ออก จนเหลือที่ใช้ได้จริงเพียง 7 กิโลกรัม ซึ่งในชีวิตจริงเวลานำมาปรุง เชฟอาจจะไม่ได้ชั่งน้ำหนักให้เราว่าเด็ดใบแก่ทิ้งไปเท่าไร เอาใบเหี่ยวออกไปแค่ไหน ตัวเลขการใช้งานวัตถุดิบอาจจะคลาดเคลื่อนได้

2.กำหนดสูตรมาตรฐาน

ร้านอาหารส่วนใหญ่มักใช้วิธีกะปริมาณในการปรุง ซึ่งข้อนี้จะทำให้เราบริหารจัดการสต๊อกได้ยากมาก ทั้งยังทำให้รสชาติอาหารไม่คงที่อีกด้วย (ขึ้นกับรสมือเชฟ ถ้าเชฟลาออก ก็จบ!) ดังนั้นร้านอาหารต้องกำหนดสูตรมาตรฐานให้พนักงานชั่ง ตวง วัด วัตถุดิบทุกครั้งก่อนการใช้งาน (ที่บอกว่าต้องระบุหน่วยให้เหมือนกันตอนตรวจรับวัตถุดิบจะนำมาใช้ในขั้นนี้)

โดยสูตรมาตรฐานนี้ควรระบุหน่วยให้เหมือนกับตอนที่ตรวจรับวัตถุดิบ เพื่อง่ายต่อการคำนวณวัตถุดิบในสต๊อก (เครื่องปรุงบางชนิดไม่สามารถระบุเป็นกรัมได้ ให้แปลงจากช้อนโต๊ะหรือช้อนชา เป็นกรัมตอนคำนวณ)

เช่น เมนูสเต๊กหมู 1 จาน วัตถุดิบ ได้แก่ เนื้อหมูสันใน 200 กรัม พริกไทยดำ 1 ช้อนโต๊ะ ซอสปรุงรส 2 ช้อนโต๊ะ มันฝรั่งทอด 50 กรัม ผักสลัด 20 กรัม

สมมติว่าวันนี้คุณขายสเต็กหมูทั้งหมด 20 จาน เท่ากับว่าวัตถุดิบที่ใช้ในวันนี้ต้องคูณ 20

เมื่อรู้ตัวเลขการใช้งานแล้ว นำไปหักลบกับวัตถุดิบตั้งต้น จะได้เป็นจำนวนวัตถุดิบที่ควรจะเหลือเมื่อสิ้นวัน

เช่น คุณซื้อเนื้อหมูสันในจากตลาดมา 5000 กรัม วันนี้ใช้ไป 4000 กรัม ฉะนั้นต้องเหลือเนื้อหมูในสต๊อกทั้งสิ้น 1000 กรัม ถ้าตัวเลขไม่ตรง ก็ต้องตรวจสอบว่ามาจากสาเหตุใด

ก็ย้อนกลับไปดูช่องทางรั่วไหลของวัตถุดิบในข้างต้น เช่น ถ้าเกิดจากการปรุงอาหารผิดพลาดซ้ำๆ ก็ต้องแก้ไขที่เชฟ ถ้าเกิดจากวัตถุดิบเน่าเสีย ก็ต้องแก้ที่การตรวจรับและใช้วัตถุดิบให้เป็นระบบ เป็นต้น

3.อย่ามัวเสียเวลาคำนวณตัวเลขทุกวัน เอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเถอะ

อ่านมารู้สึกเหนื่อยกับตัวเลขเลยใช่ไหม ลองคิดดูว่านี่แค่เมนูเดียว และเราก็ยกตัวอย่างแค่วัตถุดิบชนิดเดียวด้วย ถ้าคุณต้องมานั่งคำนวณอย่างงี้ทุกวัน มีหวังไม่ได้ทำอะไรแล้ว ฉะนั้นต้องหาเครื่องทุ่นแรง

โดยสิ่งที่ตอบโจทย์คนทำร้านอาหารมากที่สุดคือระบบ POS

พูดไปหลายคนอาจจะเบื่อ เพราะเราแนะนำให้ใช้ระบบนี้มาหลายบทความแล้ว แต่เชื่อเถอะว่ามันมีประโยชน์จริงๆ เพราะมันจะเก็บข้อมูลทุกอย่างโดยละเอียด โดยที่คุณไม่ต้องมานั่งคำนวณยอดขายเอง หักลบนั่นนี่ให้ยุ่งยาก แถมยังช่วยเก็บสถิติได้ด้วยว่าร้านของคุณ เมนูไหนขายดี เมนูไหนขายได้น้อย วัตถุดิบชนิดไหนกำลังจะหมด ควรสั่งเพิ่มเท่าไร

(ระบบ POS ทำงานอย่างไร อ่านต่อได้ที่ POS คืออะไร สำคัญอย่างไรกับร้านอาหาร)

4.เช็คสต๊อกสม่ำเสมอ

หลายคนพอเห็นว่ามีระบบคอยช่วยทุ่นแรง ก็เลยชะล่าใจไม่ลงไปตรวจสต๊อกวัตถุดิบเอง ซึ่งเป็นวิธีที่ผิด เพราะระบบ บอกได้เพียงตัวเลขในอุดมคติเท่านั้น ซึ่งไม่รู้ว่าจะตรงกับจำนวนวัตถุดิบในสต๊อกจริงๆ หรือเปล่า รวมทั้งไม่สามารถบอกได้ว่าวัตถุดิบใดกำลังจะหมดอายุ ฉะนั้นคุณก็ต้องหมั่นตรวจสอบสต๊อกอย่างสม่ำเสมอด้วย

แค่อ่านก็อาจจะเหนื่อยกันแล้วใช่ไหม? การจัดการงานหน้าบ้านว่ายุ่งแล้ว งานหลังบ้านยิ่งวุ่นกว่า แต่เชื่อเถอะว่า ถ้าคุณทำตามขั้นตอนที่เราแนะนำ วางระบบให้ดีตั้งแต่ต้น เรื่องน่าปวดหัวและปัญหาต่างๆ ที่ต้องเจอจะน้อยลงไปเยอะเลย!