4 กลโกง พนักงาน รูรั่วทางการเงินที่มองข้ามไม่ได้!
“ปัญหาเงินรั่วไหลของธุรกิจร้านอาหาร ส่วนใหญ่เป็นสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่เจ้าของมักมองข้าม แต่สุดท้ายนำไปสู่ปัญหาใหญ่บานปลาย ทำให้หลายๆ ร้านต้องปิดตัวลง” เป็นคำพูดที่พี่ทินกร เหล่าเราวิโรจน์ ผู้บริหารคนเก่ง ผู้พัฒนา FR-Asia ซอฟท์แวร์ช่วยบริหารจัดการร้านอาหาร เคยเตือนผมเกี่ยวกับ กลโกง พนักงาน จากประสบการณ์ที่เห็นในหลายๆ ธุรกิจ
พี่ทินกร เปรียบเทียบให้เห็นภาพว่า ปัญหาทุจริตภายในร้าน เปรียบเสมือนกับเรือที่มีรูรั่วเล็กๆ อยู่ เรือกำลังแล่นออกสู่ทะเลด้วยความมุ่งมั่นของกัปตัน แต่สุดท้ายต้องหันหัวเรือกลับเข้าฝั่ง เพราะมีน้ำรั่วเข้ามาอย่างรวดเร็ว แบบที่เราไม่รู้ตัว
นั่นคือหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้ร้านอาหารหลายร้านขายดี แต่ไม่มีกำไร และหลายรายก็ต้องปิดตัวไปอย่างน่าเสียดายเป็นคำเตือนที่ทำให้ผมต้องฉุกคิด และลองมานึกดูว่า ที่ผ่านมาคนรอบตัวเจอปัญหารูรั่วแบบไหนกันบ้าง?
1.โปรโมชั่นไปไม่ถึงลูกค้า
“ถ้าลูกค้าซื้อแซนด์วิช ครบ 800 บาท รับส่วนลดไปเลย 100 บาท” นี่เป็นตัวอย่างโปรโมชั่นจริงของร้านแซนด์วิชเพื่อสุขภาพ ที่ผมเคยทำงานช่วงที่เรียนในออสเตรเลีย
ปัญหาคืออะไรทราบไหม?
เพื่อนร่วมงานที่เป็นฝรั่งก็หัวหมอ เพราะลูกค้าบางคนไม่รู้ว่ามีโปรโมชั่นนี้ พอสั่งครบ 800 บาท เพื่อนคนนี้ก็แอบใส่ส่วนลด แล้วทำหน้านิ่งๆ เหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้น นั่นหมายความว่าลูกค้าก็ต้องจ่ายเต็ม 800 บาท ขณะที่เพื่อนคนนั้นได้เงิน 100 บาทไปใช้ทันที
2. ไม่ใช่เงินอย่างเดียวที่รั่ว วัตถุดิบก็รั่วได้
ทำไมถึงเป็นปัญหา?
บางร้านเลือกที่จะให้พนักงานเป็นคนไปจ่ายตลาด หรือซื้อวัตถุดิบเอง แม้ว่าจะมีใบเสร็จมายืนยัน แต่อย่าลืมว่าราคาวัตถุดิบขึ้นๆลงๆ (เราเองก็ไม่ทราบราคาที่แน่นอน)
บางร้านก็ซื้อตามตลาดร้านค้าทั่วไป ไม่ได้ซื้อตามห้างสรรพสินค้า และถ้าพนักงานไปซื้อวัตถุดิบเป็นประจำ พนักงานอาจจะได้ส่วนลดพิเศษจาก พ่อค้า แม่ค้า และแน่นอนเค้าอาจจะไม่บอกเรา ก็ได้ แล้วกินส่วนต่างโดยที่เราไม่รู้ตัว
อีกปัญหาที่พบบ่อย คือ จ่ายเงินไปเต็มจำนวน แต่เอาของมาให้ที่ร้านไม่ครบ เช่น สั่งเนื้อไก่ไว้ 5 กิโลกรัม แต่จริงๆ แล้วซื้อมาให้ที่ร้านเพียงแค่ 4 กิโลกรัม (หากเจ้าของร้านไม่เช็คก็ไม่มีทางรู้เลย) ส่วนที่เหลือเอาไปขาย เอาเงินเข้ากระเป๋า หรืออีกกรณี เอาวัตถุดิบในร้านไปทำทานกันเอง บางทีถึงขั้นนำกลับบ้านก็มี
3.เอาเงินในร้านไปหมุนก่อน
ปัญหานี้เจอกับร้านส้มตำ ของเพื่อนร่วมงานของผมเอง “น้องอิก บางทีพี่ก็ติดงานประจำดึก เลยไม่มีเวลาเข้าร้าน กว่าจะเข้าร้านอีกทีก็ต้องวันถัดไป” นี่แหละรอยรั่วสำคัญ เพราะลูกน้องบางคนจะสังเกตพฤติกรรมของเจ้าของ ว่าเข้าร้านบ่อยแค่ไหน และปกติเราจะให้เขาโอนเงินเข้าบัญชีของร้านอย่างไร ใครเป็นคนปิดบัญชีตอนสิ้นวัน และจะพยายามหาช่องทางหลบเลี่ยง
“ข้อสังเกตคือ ลูกน้องอาจจะเอาเงินเข้าไม่ตรงเวลา เช่น 3-4 วันครั้ง, หรือบางทีก็ 1-2 วัน ไม่ให้เป็นรูปแบบที่แน่นอน ไม่ให้เจ้าของรู้สึกแปลกใจ”
เมื่อไหร่ที่เจ้าของเผลอ หรือเข้าร้านบ้าง ไม่เข้าร้านบ้าง สิ่งที่เกิดขึ้นในหลายร้านคือ ลูกน้องก็เอาเงินไปหมุนใช้จ่ายส่วนตัว (ซึ่งก็เอามาคืนบ้าง ไม่คืนบ้าง ฮุบไปบ้าง)
บางคนอาจจะมองว่า เอาเงินไปหมุนไม่ได้เอาไปเลยซักหน่อย ไม่น่าจะเป็นรูรั่ว แต่เท่าที่เห็นมา พอมีเงินก้อนนึงมาหมุน พนักงานมักจะเอาไปใช้เกินตัว เช่น ผ่อนมือถือ ซื้อหวย ดื่มเหล้า สุดท้ายเงินขาดมือ ไม่สามารถนำเงินมาคืนเจ้าของร้านได้
4.บันทึกยอดขายไม่ตรงกับความเป็นจริง
สิ่งที่เกิดขึ้นบ่อยๆ คือ พนักงานบางคนอาจจะคิดเงินลูกค้าต่ำกว่าความเป็นจริง กรณีนี้เกิดขึ้นบ่อยกับเครื่องดื่ม ที่มีหลายขนาด หลายประเภท เพราะนับสินค้าตอนสิ้นวันค่อนข้างยาก ไม่เหมือนสินค้าที่มีลักษณะเป็นชิ้นๆ
เช่น ถ้าลูกค้าสั่งเครื่องดื่มขนาดใหญ่ แต่พนักงานใส่ตัวเลขยอดขายในระบบเป็นขนาดกลาง และเก็บส่วนต่างไป เมื่อสิ้นวันปิดบัญชีตัวเลขยอดขายกับเงินสดก็ถูกต้อง
ซ้ำร้าย บางคน เจอกรณีที่พนักงานไม่บันทึกยอดขายเข้าระบบ เพราะลูกค้าหลายคนไม่ค่อยสนใจอยากจะได้ใบเสร็จ ทำให้เป็นช่องโหว่ ให้พนักงานได้เงินลูกค้าไปใช้ฟรีๆ
ส่วนปริมาณเครื่องดื่ม ณ สิ้นวัน ก็จะไม่ตรงตามยอดขายบ้าง แต่ก็หาสาเหตุยากนะครับ เพราะอาจจะขาดบ้าง เกินบ้าง หรือหกไปบ้าง ….. รั่วไปบ้างอีกตามเคย
ความเห็นของถามอีก กับอิก เรื่องลงทุน
วันนี้มาเล่าด้านมืดของการทำร้านอาหารให้ฟัง ไม่ได้มีเจตนาที่กล่าวหาใคร แต่อยากแชร์ประสบการณ์ต่างๆ ที่เห็นมา ว่าปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง เราจะได้ตั้งข้อสังเกตได้ทัน
ถามว่าจะแก้ไข หรือป้องกันอย่างไร?
ก็คงจะไม่มีสูตรตายตัวครับ แต่ยุคนี้เป็นยุคเทคโนโลยี ที่เราจ่ายค่าบริการไม่แพงแต่ก็สามารถช่วยเราเก็บข้อมูลและตรวจเช็คสต๊อกสินค้า และเงิน เข้า–ออกได้อย่างละเอียด
หรือถ้าเป็นร้านแซนด์วิชที่ผมเคยทำงานที่ออสเตรเลีย เขาก็จะใช้วิธี ติดกล้องวงจรปิดไว้ทั่วร้าน วันดีคืนดี เจ้าของก็จะโทรศัพท์เข้ามาแบบไม่ให้ตั้งตัว เพื่อให้ลูกน้องรู้ว่าตอนนี้เค้าถูกจ้องมองอยู่นะ
นอกจากนี้การสร้างระบบการทำงานให้คานอำนาจกันเองในแต่ละฝ่าย เช่น คนนี้ดูแลการรับวัตถุดิบ คนนี้ดูเรื่องเงิน อีกคนดูหน้าร้าน อีกคนเช็คสต็อกสินค้า โดยจัดให้ KPI ของแต่ละฝ่ายตรวจสอบซึ่งกันและกัน หากพบปัญหาก็ให้คนที่ทำตำแหน่งนั้นเป็นคนรับผิดชอบ ก็จะช่วยได้ในระดับหนึ่ง
แต่สิ่งที่ได้ผลที่สุดคือ การใส่ใจของเจ้าของเอง บางคนอาจจะคิดว่า การทำร้านอาหารง่ายนิดเดียว แค่จ้างคนที่เราไว้ใจมาดูแล ก็พอแล้ว แต่หลายครั้งชีวิตจริงการทุจริตหลายกรณีเกิดจากคนที่เราไว้ใจที่สุด และหลายครั้งเริ่มต้นจากเพียงรูรั่วเล็กๆ
ถ้าเราไม่ใส่ใจเข้าร้าน หรือคอยดูข้อมูลตัวเลขต่างๆ กว่าจะรู้ตัวอีกที น้ำก็เข้ามาเกือบเต็มเรือแล้ว จะวิดน้ำเท่าไรก็ไม่ทัน นอกจากต้องยอมละทิ้งความมุ่งมั่นตั้งใจ … อย่าปล่อยให้ความตั้งใจต้องถูกรูรั่วทำลายนะครับ
